自动化是美好的，但也不总是那样。确保你的电子邮件自动回复和抄送配置正确，这样你就不会浪费大家的时间。

在前几年，这个年度系列涵盖了单个的应用。今年，我们除了关注 2021 年的策略外，还将关注一体化解决方案。欢迎来到 2021 年 21 天生产力的第十七天。

好了，我们已经谈到了一些我们应该对电子邮件做的事情：不要再把它当作即时通讯工具、优先处理事情、努力达到收件箱 0 新邮件，以及有效过滤。但哪些事情是我们不应该做的呢？

你真幸运 （Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0）

1、请不要对所有事情自动回复

邮件列表中总有些人，他们去度假了，并设置了一个“我在度假”的自动回复信息。然而，他们没有正确地设置，所以它对列表上的每一封邮件都会回复“我在度假”，直到管理员将其屏蔽或取消订阅。

我们都感受到了这种痛苦，我承认过去至少有一次，我就是那个人。

从我的错误中吸取教训，并确保你的自动回复器或假期信息对它们将回复谁和多久回复一次有限制。

这是一封真实的电子邮件 （Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0）

2、请不要抄送给所有人

我们都至少做过一次。我们需要发送邮件的人员众多，因此我们只需抄送他们所有人。有时这是有必要的，但大多数时候，它并不是。当然，你邀请每个人在庭院吃生日蛋糕，或者你的表姐要结婚了，或者公司刚拿到一个大客户，这都是好事。如果你有邮件列表的话，请用邮件列表，如果没有的话，请给每个人密送。说真的，密送是你的朋友。

3、回复所有人不是你的朋友

这一条与上一条是相辅相成的。我不知道有多少次看到有人向一个名单（或者是一个大群的人）发送信息，而这个信息本来是要发给一个人的。我见过这样发送的相对好的邮件，以及随之而来的纪律处分邮件。

认真地说，除非必须，不要使用“回复全部”按钮。即使是这样，也要确保你真的需要这样做。

有些电子邮件应用比其他应用管理得更好。Kmail，KDE Kontact 的电子邮件组件，在回复工具栏按钮的子菜单中，有几个不同的回复选项。你可以选择只回复给发件人字段中的任何实体（通常是一个人，但有时是一个邮件列表），或者回复给作者（在抄送或密送中去除每一个人），或者只回复给一个邮件列表，或者回复所有人（不要这样做）。看到明确列出的选项，的确可以帮助你了解谁会收到你要发送的邮件副本，这有时比你想象的更发人深省。我曾经发现，当我意识到一个评论并不一定会对一个复杂的讨论的最终目标有所帮助时，我就会把邮件的收件人改为只是作者，而不是整个列表。

（另外，如果你写的邮件可能会给你的 HR 或公司带来麻烦，请在点击发送之前多考虑下。——

希望你已经不再在电子邮件中这么做了。如果你认识的人是这样的呢？欢迎与他们分享。

via: https://opensource.com/article/21/1/email-mistakes

作者：Kevin Sonney 选题：lujun9972 译者：geekpi 校对：wxy

本文由 LCTT 原创编译，Linux中国 荣誉推出

树莓派已经从主要为黑客和业余爱好者服务，成为了小型生产力工作站的可靠选择。

在前几年，这个年度系列涵盖了单个的应用。今年，我们除了关注 2021 年的策略外，还将关注一体化解决方案。欢迎来到 2021 年 21 天生产力的第十六天。

树莓派是一台相当棒的小电脑。它体积小，功能却出奇的强大，而且非常容易设置和使用。我曾将它们用于家庭自动化项目、面板和专用媒体播放器。但它也能成为生产力的动力源泉么？

答案相当简单：是的。

Geary 和 Calendar 应用 （Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0）

基本的 Raspbian 安装包括 Claw Mail，这是一个轻量级的邮件客户端。它的用户界面有点过时了，而且非常的简陋。如果你是一个 Mutt 用户，它可能会满足你的需求。

我更喜欢安装 Geary，因为它也是轻量级的，而且有一个现代化的界面。另外，与 Claws 不同的是，Geary 默认支持富文本 （HTML） 邮件。我不喜欢富文本电子邮件，但它已经成为必要的，所以对它有良好的支持是至关重要的。

默认的 Raspbian 安装不包含日历，所以我添加了 GNOME 日历 ，因为它可以与远程服务通信（因为我的几乎所有日历都在云提供商那里）。

GTG 和 GNote（Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0）

那笔记和待办事项清单呢？有很多选择，但我喜欢用 GNote 来做笔记，用 Getting-Things-GNOME! 来做待办事项。两者都相当轻量级，并且可以相互同步，也可以同步到其他服务。

你会注意到，我在这里使用了不少 GNOME 应用。为什么不直接安装完整的 GNOME 桌面呢？在内存为 4Gb（或 8Gb）的树莓派 4 上，GNOME 工作得很好。你需要采取一些额外的步骤来禁用 Raspbian 上的默认 wifi 设置，并用 Network Manager 来代替它，但这个在网上有很好的文档，而且真的很简单。

GNOME 中包含了 Evolution，它将邮件、日历、笔记、待办事项和联系人管理整合到一个应用中。与 Geary 和 GNOME Calendar 相比，它有点重，但在树莓派 4 上却很稳定。这让我很惊讶，因为我习惯了 Evolution 有点消耗资源，但树莓派 4 却和我的品牌笔记本一样运行良好，而且资源充足。

Raspbian 上的 Evolution （Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0）

树莓派在过去的几年里进步很快，已经从主要为黑客和业余爱好者服务，成为了小型生产力工作站的可靠选择。

via: https://opensource.com/article/21/1/raspberry-pi-productivity

作者：Kevin Sonney 选题：lujun9972 译者：geekpi 校对：wxy

本文由 LCTT 原创编译，Linux中国 荣誉推出

在多个手写和数字平台上整理笔记是一个严峻的挑战。这里有一个小技巧，可以更好地组织你的笔记，并快速找到你需要的东西。

在前几年，这个年度系列涵盖了单个的应用。今年，我们除了关注 2021 年的策略外，还将关注一体化解决方案。欢迎来到 2021 年 21 天生产力的第十五天。

保持生产力也意味着（在某种程度上）要有足够的组织能力，以便找到笔记并在需要时参考它们。这不仅是对我自己的挑战，也是与我交谈的很多人的挑战。

多年来，我在应用中单独或使用数字笔记、纸质笔记、便签、数字便签、Word 文档、纯文本文件以及一堆我忘记的其他格式的组合。这不仅让寻找笔记变得困难，而且知道把它们放在哪里是一个更大的挑战。

一堆笔记 （Jessica Cherry, CC BY-SA 4.0）

还有就是做笔记最重要的一点：如果你以后找不到它，笔记就没有任何价值。知道含有你所需信息的笔记存在于你保存笔记的某处，根本没有任何帮助。

我是如何为自己解决这个问题的呢？正如他们所说，这是一个过程，我希望这也是一个对其他人有效的过程。

我首先看了看自己所做的笔记种类。不同的主题需要用不同的方式保存吗？由于我为我的播客手写笔记，而几乎所有其他的东西都使用纯文本笔记，我需要两种不同的方式来维护它们。对于手写的笔记，我把它们都放在一个文件夹里，方便我参考。

三年多的笔记 （Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0）

为了保存我的数字笔记，我需要将它们全部集中到一个地方。这个工具需要能够从多种设备上访问，具有有用的搜索功能，并且能够导出或共享我的笔记。在尝试了很多很多不同的选项之后，我选择了 Joplin。Joplin 可以让我用 Markdown 写笔记，有一个相当不错的搜索功能，有适用于所有操作系统（包括手机）的应用，并支持几种不同的设备同步方式。另外，它还有文件夹和标签，因此我可以按照对我有意义的方式将笔记分组。

我的 Joplin

我花了一些时间才把所有的东西都放在我想要的地方，但最后，这真的是值得的。现在，我可以找到我所做的笔记，而不是让它们散落在我的办公室、不同的机器和各种服务中。

via: https://opensource.com/article/21/1/notes-joplin

作者：Kevin Sonney 选题：lujun9972 译者：geekpi 校对：wxy

本文由 LCTT 原创编译，Linux中国 荣誉推出

Nextcloud 可以取代你用于协作、组织和任务管理的许多在线应用。

在前几年，这个年度系列涵盖了单个的应用。今年，我们除了关注 2021 年的策略外，还将关注一体化解决方案。欢迎来到 2021 年 21 天生产力的第十一天。

基于 Web 的服务几乎可以在任何地方访问你的数据，它们每小时可以支持数百万用户。不过对于我们中的一些人来说，由于各种原因，运行自己的服务比使用大公司的服务更可取。也许我们的工作是受监管的或有明确安全要求。也许我们有隐私方面的考虑，或者只是喜欢能够自己构建、运行和修复事物。不管是什么情况，Nextcloud 都可以提供你所需要的大部分服务，但是是在你自己的硬件上。

Nextcloud 控制面板（Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0）

大多数时候，当我们想到 Nextcloud 时，我们会想到文件共享和同步，类似于 Dropbox、OneDrive 和 Google Drive 等商业产品。然而，如今，它是一个完整的生产力套件，拥有电子邮件客户端、日历、任务和笔记本。

有几种方法可以安装和运行 Nextcloud。你可以把它安装到裸机服务器上、在 Docker 容器中运行，或者作为虚拟机运行。如果可以考虑，还有一些托管服务将为你运行 Nextcloud。最后，有适用于所有主流操作系统的应用，包括移动应用，以便随时访问。

Nextcloud 虚拟机（Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0）

默认情况下，Nextcloud 会安装文件共享和其他一些相关应用（或附加组件）。你可以在管理界面中找到“应用”页面，这里允许你安装单个附加组件和一些预定义的相关应用捆绑。对我而言，我选择了 “Groupware Bundle”，其中包括“邮件”、“日历”、“联系人”和 “Deck”。“Deck” 是一个轻量级的看板，用于处理任务。我也安装了“记事本”和“任务”应用。

Nextcloud “邮件” 是一个非常直白的 IMAP 邮件客户端。虽然 Nextcloud 没有将 IMAP 或 SMTP 服务器作为软件包的一部分，但你可以很容易地在操作系统中添加一个或使用远程服务。“日历”应用是相当标准的，也允许你订阅远程日历。有一个缺点是，远程日历（例如，来自大型云提供商）是只读的，所以你可以查看但不能修改它们。

Nextcloud 应用界面 （Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0）

“记事本” 是一个简单的文本记事本，允许你创建和更新简短的笔记、日记和相关的东西。“任务” 是一款待办事项应用，支持多个列表、任务优先级、完成百分比以及其他一些用户期待的标准功能。如果你安装了 “Deck”，它的任务卡也会被列出来。每个看板都会显示自己的列表，所以你可以使用 “Deck” 或 “任务” 来跟踪完成的内容。

“Deck” 本身就是一个看板应用，将任务以卡片的形式呈现在流程中。如果你喜欢看板流程，它是一个追踪进度的优秀应用。

做笔记 （Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0）

Nextcloud 中所有的应用都原生支持通过标准协议进行共享。与一些类似的解决方案不同，它的分享并不是为了完成功能列表中的一项而加上去的。分享是 Nextcloud 存在的主要原因之一，所以使用起来非常简单。你还可以将链接分享到社交媒体、通过电子邮件分享等。你可以用一个 Nextcloud 取代多个在线服务，它在任何地方都可以访问，以协作为先。

via: https://opensource.com/article/21/1/nextcloud-productivity

作者：Kevin Sonney 选题：lujun9972 译者：geekpi 校对：wxy

本文由 LCTT 原创编译，Linux中国 荣誉推出

通过这些简单的建议，减少你的电子邮件并让你的生活更轻松。

在前几年，这个年度系列涵盖了单个的应用。今年，我们除了关注 2021 年的策略外，还将关注一体化解决方案。欢迎来到 2021 年 21 天生产力的第十二天。

如果有一件事是我喜欢的，那就是自动化。只要有机会，我就会把小任务进行自动化。早起打开鸡舍的门？我买了一扇门，可以在日出和日落时开门和关门。每天从早到晚实时监控鸡群？用 Node-RED 和 OBS-Websockets 稍微花点时间，就能搞定。

我们还有电子邮件。几天前，我写过关于处理邮件的文章，也写过关于标签和文件夹的文章。只要做一点前期的工作，你就可以在邮件进来的时候，你就可以自动摆脱掉大量管理邮件的开销。

是的，我有很多过滤器。（Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0）

有两种主要方式来过滤你的电子邮件：在服务端或者客户端上。我更喜欢在服务端上做，因为我不断地在尝试新的和不同的电子邮件客户端。（不，真的，我光这个星期就已经使用了五个不同的客户端。我可能有问题。）

无论哪种方式，我都喜欢用电子邮件过滤规则做几件事，以使我的电子邮件更容易浏览，并保持我的收件箱不混乱。

1. 将不紧急的邮件移到“稍后阅读”文件夹中。对我而言，这包括来自社交网络、新闻简报和邮件列表的通知。
2. 按列表或主题给消息贴上标签。我属于几个组织，虽然它们经常会被放在“稍后阅读”文件夹中，但我会添加第二个或第三个标签，以说明该来源或项目的内容，以帮助搜索时找到相关的东西。
3. 不要把规则搞得太复杂。这个想法让我困难了一段时间。我想把邮件发送到某个文件夹的所有可能情况都加到一个规则里。如果有什么问题或需要添加或删除的东西，有一个大规则只是让它更难修复。

点击它，点击它就行！（Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0）

说了这么多，还有一件事我一直在做，它有助于减少我花在电子邮件上的时间：退订邮件。两年前我感兴趣的那个邮件列表已经不感兴趣了，所以就不订阅了。产品更新通讯是我去年停止使用的商品？退订！这一直在积极解放我。我每年都会试着评估几次列表中的邮件信息是否（仍然）有用。

过滤器和规则可以是非常强大的工具，让你的电子邮件保持集中，减少花在它们身上的时间。而点击取消订阅按钮是一种解放。试试就知道了！

via: https://opensource.com/article/21/1/email-filter

作者：Kevin Sonney 选题：lujun9972 译者：geekpi 校对：wxy

本文由 LCTT 原创编译，Linux中国 荣誉推出

写日记有着悠久的历史。这里有三个开源工具，可以帮助你写日记变得更轻松。

在前几年，这个年度系列涵盖了单个的应用。今年，我们除了关注 2021 年的策略外，还将关注一体化解决方案。欢迎来到 2021 年 21 天生产力的第十天。

在我的小学时代，商业互联网还没有出现，老师经常会给我们班级布置一个让我们写日记的作业。有时会针对一些特定的内容，例如特定格式的虫子列表和说明，或者是公民课的每周新闻摘要。

几个世纪以来，人们一直在写日记。它们是一种方便的信息保存方式。它们有很多形式，比如意大利的 Zibaldone、备忘录，或者记录今天做了什么的事件日记。

（Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0）

为什么我们要写某种日记呢？第一个原因是为了让我们不至于把所有的事情都记在脑子里。我们中没有多少人有 遗觉记忆 Eidetic memory ，维护运行日记或一组笔记可以让我们更容易地参考我们之前做的一些事情。日记也更容易分享，因为它们可以在聊天、邮件中复制/粘贴。正如 Robert Boyce 的名言：“知识就是力量。知识共享使力量倍增。”知识的共享是开源的一个内在组成部分。

今天的日记 （Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0）

在写事件日记的时候，有一个很关键的点就是要快速、简单、方便。最简单的方法是打开文档，添加一行当前日期和备注，然后保存。

有几个程序或附加软件可以让这一切变得更简单。GNote 的 Note of the Day 插件会自动创建一个以日期为标题的笔记，可以用来保存当天的内容。

Emacs Org 模式有一个热键组合，可以“捕捉”事物并将其放入文档中。结合 org-journal 附加组件，这将在文档中创建当天的条目。

Kontact 的 KNotes 组件会自动将日期和时间添加到新笔记中。

查找笔记 （Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0）

写日记或记录事情是一种方便的方法，可以记录做了什么和怎么做的。它的作用不仅仅是“我做了什么”，它还可以包括阅读的书籍、吃过的食物、去过的地方，以及一大堆对未来有用的信息。

via: https://opensource.com/article/21/1/open-source-journal

作者：Kevin Sonney 选题：lujun9972 译者：geekpi 校对：wxy

本文由 LCTT 原创编译，Linux中国 荣誉推出